Herkese merhaba, bugünkü konumuz “Zaman Yönetimi” ve “Zaman Yönetimi Teknikleri“. Zamanla ilgili pek çok tanım yapılmıştır. Newton’a göre “zaman tek yönde durmaksızın akar”. Einstein’a göre ise, “zaman olayları oluşuna göre sıralayan ve olaylara anlam veren bir boyuttur”. Tüm tanımlarda ortak olan nokta ise; zaman paha biçilemez bir kaynak olmasıdır.

Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi

Zaman satın alınamaz, biriktirilemez, değiştirilemez. Bu sebeplerden ötürü bize düşen, sahip olduğumuz zamanı en etkin şekilde kullanmaktır. Zaman yönetimi ilk kez meşgul yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize edebilmeleri için bir eğitim aracı olarak Danimarka’da doğup tüm dünyaya yayılmıştır. Zaman yönetimi nasıl yapılır, zaman yönetimi teknikleri nelerdir gelin birlikte inceleyelim!

Zaman Kavramı Nedir?

Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi

Zaman kavramı;

• İnsanın aklında yarattığı,

• Olayların sırasına göre devam ettiğini var saydığı,

• Başı sonu olmayan,

• İnsanın kontrolü dışında ve kesintisiz devam eden,

• İnsanın duyu organları ile algılayamadığı,

• Geri dönüşü olmayan,

• Biriktirilemeyen,

• Depolanamayan,

• Herkesin eşit olarak sahip olduğu,

• Değerli bir kaynaktır.

 

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Günlük hayatta insan iş gücünün boşa gittiği yerler vardır. Bunlar:

• Netleşmemiş hedefler,

• Planlamada yapılan hatalar,

• Plansızlık,

• Öncelik belirleyememe,

• Sürekli erteleme,

• Öze inememe,

• Detayla fazla uğraşma.

Doğru bir zaman yönetimiyle iş gücümüzü doğru kullanabiliriz. Zaman yönetimi aslında bir öz yönetimdir. Yaşadığımız olayların kontrolünü sağlamaktır. Bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir. Yaşadığımız olayların ne kadarı bizim istediğimiz gibi gerçekleşiyor? Ne kadarının oluşmasını biz belirleyebiliyoruz? Olayların meydana gelmesindeki etkilerimiz nelerdir ? Bütün bu soruların cevabi bizim zamanımızı yönetebilmedeki başarımızı göstermektedir.

Zaman farklı kaynakların kullanılma şeklini etkiler. Doğru işi yapıyor olmak bir etkinlik göstergesidir. İşi doğru yapıyor olmak bir verimlilik göstergesidir.

Zaman Yönetimi Aşamaları Nelerdir?

⇒ Yapılması gereken işlerin listelenmesi.

⇒ Öncelikli işlerin saptanması. (Öncelik sırası)

⇒ Her iş için gereken zamanın hesaplanması.

⇒ Bu işlere ayrılacak toplam zamanın belirlenmesi ve zamanın işlere göre ayrılması.

⇒ Planın denetiminin yapılması.

Zamanı Yönetmek

Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi

Yaşamınızda neye ulaşmak istersiniz? Pek az insan bu soruya net cevaplar vermeyi başarmıştır, Ancak neye ulaşmak istediğinizi bilemezsiniz, kendinizi başka bir yerde bulabilirsiniz. Neye ulaşmak istediğimizi bilemezsek zamanı kontrol edemeyiz. Hedefler zamana anlam verir ve yapmamız gereken seçimler için bir iskelet oluşturur; net hedeflerimiz olmazsa, zamanı iyi kullanmak anlamsız olur. Bu hedefler içinizden gelmelidir. Soruları sormak kolay ama cevaplamak zordur.

Zaman Yönetimi’nde SMART Hedefler

Spesific: Konuya özel, amaca ulaşmak için net olarak tanımlanmış.

Measurable: Gerçek bilgi ve gözleme dayalı olarak somut şekilde ölçülebilir.

Achievable: Amaca ulaşmak için motive edici, gerçekçi ve zorlayıcı. Ama imkansız değil.

Relevant: Tanımlandığı düzeyde gerek kurumun araçları gerekse çalışanın yaptığı iş ile ilgili, uyumlu ve tutarlı.

Time-Bound: Zaman sınırlı olacak şekilde bir zaman çizelgesi ortaya koyacak şekilde hedefler tanımlanmaktadır.

Zaman Yönetimi Matrisi

Aciliyet ve önem konuları üzerinde yoğunlaşmak için Stephan Covey’in 4 Çeyreği Matrisi’nden yararlanabiliriz.

I Acil ve Önemli İşler

II Acil ve Daha Az Önemli İşler

IIIAcil Olmayan Önemli İşler

IV ⇒ Acil Olmayan Daha Az Önemli İşler

I. Kare, hem “acil” hem de “önemli” olan işleri temsil eder. I. Karede zaman geçirmemiz gereklidir. Burası işleri idare ettiğimiz, ürettiğimiz, deneyim ve yargı yeteneğimizi bir çok ihtiyaca ve engele karşılık vermek için devreye soktuğumuz yerdir. Ancak bir yandan da bir çok önemli etkinlik, sürüncemede bırakıldığından ya da yeterince önlem almadığımız ve planlama yapmadığımız için aciliyet kazanır.

II. Kare “önemli, ama acil olmayan” etkinlikleri içerir. Burası kalite karesidir. Uzun vadeli planlarımızı yaptığımız, sorunları önceden görüp önlemeye alıştığımız, başkalarına güç aşıladığımız, okuyarak sürekli mesleki gelişim yoluyla zihnimizin ufkunu genişletip becerilerimizi artırdığımız alan burasıdır. Bu kareyi ihmal etmek, I. Kareyi besleyip genişleterek, tüm zamanlarını bu karede harcayanlar için stres, tükenme ve daha derin bunalımlar yaratır. Öte yandan, bu kareye yatırım yapmak I. karedeki planlama gereğini azalttığı gibi, önceden tedbir almak da bir çok şeyin aciliyet kazanmasını önler.

♦ III. Kare, “Acil ama önemsiz” şeyleri içerir. Burası yanıltma karesidir. Acil durumların tozu dumanı, bir önem yanılsaması yaratır. Oysa asıl etkinlikler, eğer önem taşıyorlarsa, yalnızca başka birisi için önemli olan şeylerdir. Bir çok telefon, toplantı, çat- kapı içeri dalan ziyaretçiler bu alana girer. III. karede başkalarının öncelik ve beklentilerine karşılık vermek için bir sürü zaman harcarız; ama kendimizi I. karede sanırız.

IV. Karede, “aciliyeti de, önemi de olmayan” etkinliklere ayrılmıştır. Burası israf karesidir. Aslında orada hiç zaman harcamamız gerekir. Ama I. ve III. karelerde koşuşturup boğuşmaktan o kadar bitap düşeriz ki, sırf hayatta kalabilmek için IV. kareye “kaçar”, sığınırız. Tutkunluk derecesinde sudan romanlar okumak, bir alışkanlık halinde TV showlarını izlemek, ya da iş yerindeki çay-kahve molasında dedikodu IV. kareye ait zaman tüketici etkinliklerdir.

Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

1. Pomodoro Tekniği

Zaman Yönetimi
Pomodoro Tekniği

Pomodoro Tekniği, zamanı verimli kullanmak için geliştirilen bir zaman yönetimi tekniğidir. 1980’lerin sonlarında Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Teknik, kısa molalarla birbirinden ayrılan çalışma aralıklarını kullanır. Belirlenen çalışma süresi 25 dakika, kısa mola 5 dakika sürmektedir.
Pomodoro Tekniği, yüksek odak düzeyinde işleri bitirmeye yardımcı olmaktadır. Verilen kısa molalar ile dikkat hep taze tutulur, maksimum odaklanma sağlanır ve daha az zihinsel yorgunluk hissedilir. Bu teknik sayesinde verimli çalışmak ve üretkenliği artırmak mümkündür.

2. Pareto Yasası

Zaman Yönetimi
Pareto Yasası

Pareto ilkesi (80-20 kuralı, önemli azın yasası ve etken seyrekliliği ilkesi olarak da bilinir), çoğu olay için, etkilerin kabaca %80’inin etkenlerin %20’sinden kaynaklandığını belirtir. İş yönetimi düşünürü Joseph Juran bu ilkeyi önermiş ve İtalya‘daki arazilerin yaklaşık %80’inin, nüfusun %20’sine ait olduğunu gözleyen İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto‘nun adıyla isimlendirmiştir. İş dünyasında yaygın bir kuraldır; örneğin “satışların %80’i müşterilerin %20’sinden gelir.”

Pareto yasasının atıfta bulunduğu “sonuçlar” ve “nedenler”, doğası gereği çeşitlidir ve eldeki duruma bağlıdır. Örneğin “sonuçlar”, finansal kardan müşteri şikayetlerine veya bilgi edinmeye kadar her şeyi ifade edebilirken; “nedenler”, finansal yatırımlardan yazılım özelliklerine veya belirli görevler üzerinde çalışmak için harcanan zamana kadar her şeyi ifade edebilir.

Bu nedenle, Pareto yasasının çok çeşitli durumlarda geçerli olduğu bulunmuştur ve hem bireyler hem de büyük gruplar söz konusu olduğunda tahmini değer verme özelliği vardır.

 3. Parkinson Yasası

Zaman Yönetimi
Parkinson Yasası

Parkinson Yasası ilk olarak Cyril Northcote Parkinson‘un Ekonomist dergisinde 1955 yılında basılan hicvi yazısının ilk cümlesi olarak ortaya çıkan şu özdeyiştir:

“Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.”

Yani bir işin ne kadar süreceği o işin teslim tarihine bağlıdır.

4. Kanban Tekniği

Zaman Yönetimi
Kanban Tahtası

1940’ta Toyota’da çalışan bir mühendisin iş akışını düzeltmek için oluşturmasıyla ortaya çıkan bir tekniktir. Japonca’da tabela anlamına gelir. Yaptığımız işleri görselleştirmek ve sınırlandırmak plan yapmamızı kolaylaştırır. Kanban tahtasıyla görselleştirmede kullanılan, iş ve iş akışını daha iyi anlamak için şirketlerde süreci değiştirmek adına güzel bir yaklaşımdır. Operasyonel sorunları açığa çıkaran ve sistemi iyileştirmek için işbirliğine teşvik ederek ilerleyen çalışmaları sınırlamakta ve takibini kolaylaştırmaktadır.

Bu video ilginizi çekebilir!

İkna Bilimi ve İkna Etme Yöntemleri Nelerdir? 6 Farklı İkna Yöntemi yazımız ilginizi çekebilir!


Ceren AKTAŞ

What's Your Reaction?

hate hate
0
hate
confused confused
0
confused
fail fail
0
fail
fun fun
0
fun
geeky geeky
0
geeky
love love
7
love
lol lol
0
lol
omg omg
0
omg
win win
1
win