Herkese merhaba, bildiğiniz üzere başarıya ulaşmak için zamanımızı etkili ve verimli kullanmamız gerekmektedir.  Bunun içinse zaman yönetimini iyi yapmalı ve planlarımızı ona göre şekillendirmeliyiz. Peki etkili zaman yönetimi nasıl yapılır? Zaman yönetiminin püf noktalarını ve etkili tekniklerini ele aldığımız yazımızı gelin hep birlikte inceleyelim. Keyifli okumalar!

Zaman yönetimi nasıl yapılır?
Zaman yönetimi nasıl yapılır?

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır? Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı?

Zaman yönetimi nasıl yapılır ve zaman yönetimi nasıl olmalı sorularını mutlaka kendimize sormaktayız. Methodu ve neler yapabileceğimizi bildiğimiz zaman, bunu işleme koymak daha kolay olmaktadırlar.

Zaman yönetmek kısaca verimliliği artırmak için belirli aktiviteler üzerinde harcanan zamanı organize etme ve planlama sürecidir. Bu süreci iyi yöneterek ve çeşitli yöntemlerden yararlanılarak etkili zaman yönetimi yapılabilir. Zaman herkes için paha biçilemez bir kaynaktır. Zaman geri getirilemeyen, ödünç veya satın alınamayan bir kavram olduğundan tek yapmamız gereken zaman yönetimini iyi yapmaktır. Konuyla ilgili Doğan Cüceloğlu şunları söylemiştir:

 “Zaman her meslekten bireyler üzerine baskı yapan evrensel bir kaynaktır. Zaman yönetimi, zihinde oluşan planların günlük yaşama dökülerek gün ve gün gerçekleştirilebilmesidir.”

Zaman Yönetimi Adımları Nelerdir?

Etkili bir zaman yönetimi nasıl yapılır, zaman yönetimi nasıl olmalı birazcık bilgi sahibi olduk. Peki zaman yönetimi adımları nelerdir gelin bir bakalım.

1- Hedeflerinizi Belirleyin

Etkili zaman yönetimini yapabilmek için ilk olarak hedefinizi doğru belirlemeniz gerekir. Birçok hedefiniz mi var? Öyleyse bu hedefleri öncelik sırasına göre düzenleyerek işe başlayabilirsiniz. Hedefleriniz kafanızda net olduğunda yaptığınız işe odaklanmanız kolaylaşacaktır.

2- Bir Ajanda Edinin

Ajanda planlarınızı aylık, haftalık ve günlük olarak bölmenizi sağlar. Gün içinde yapmanız gereken işleri not aldığınızda zamanınızı neye harcadığınızı görebilir ve zamanınızı verimli bir şekilde kullanabilirsiniz.

3- Odak Görevinizi Belirleyin

Öncelik sırasına koyduğunuz görevlerden ilkini seçin ve ona odaklanın. Araştırmalara göre iki işi aynı anda yapmanın verimliliği düşürdüğü gözlemlenmiştir. Bu yüzden belirlediğiniz odak işiniz üzerinde çalışın. Bu sayede zamandan tasarruf edip işleriniz daha kolay halledebilirsiniz.

4- Kendinizi Motive Edin

Bir şeyleri planlamak onları yapacağınız anlamına gelmez. Bazen bunu yapabilmek için motivasyona ihtiyacınız olur. İşlerinizi yaparken kendinizi motive etmeyi ihmal etmeyin. Unutmayın ki vereceğiniz kısa bir mola vakit kaybı değil. Aksine size daha çok zaman kazandıracak.

5- Planlarınızda Esneklik Payı Bırakın

Yapmış olduğunuz planlar bazen istediğiniz gibi gitmeyebilir. Çeşitli zorluklar ve engellerle karşılaşabilme ihtimaliniz hep vardır. Bu yüzden planlarınızı yaparken mutlaka esneklik payı bırakmalısınız.  Böylece engellerle karşılaştığınızda bir B planınız olmuş olur.

6- Haftalık Olarak Kendinizi Değerlendirin

Haftalık değerlendirmeyi yapmak zamanı yönetimekte çok büyük bir öneme sahiptir. Bu konsept ‘haftalık gözden geçirme konsepti’ olarak bilinir ve Getting Things Done kitabının yazarı David Allen’ a aittir. Bu konsepti aşağıdaki adımları yaparak uygulayabilirsiniz:

  • Önceki haftanın programıyla bir sonraki haftanın programına birlikte bakın. Yapılan işleri, toplantıları gözden geçirin ve özel önem isteyen işlerinizi sıralayın.
  • Maillerinizi gözden geçirin.
  • Yıllık planlarınızı gözden geçirin ve gelecek hafta için bu amaçlara uygun işlerinizi sıralayın.

Bu konsept işlerinizi düzene sokmanıza, planlarınızı net bir şekilde görmenize ve en önemlisi zaman yönetimini yapmanıza yardımcı olur.

zaman yönetimi
zaman yönetimi

Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir? / 4 Etkili Zaman Yönetimi Tekniği Nedir?

Bizler iş yoğunluğunu azaltmak,  küçük bir zaman diliminde büyük işler çıkarabilmek ve de iş ve sosyal yaşam arasındaki dengeyi kurmak isteriz. Bunları başarmak için bazı popüler zaman yönetimi tekniklerinden yararlanılabilir.

1- Pomodoro Tekniği

Bu teknik 1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Pomodoro tekniği, zaman yönetme konusunda tüm dünyada bilinen bir tekniktir. Bu teknik sayesinde hem ders çalışırken hem de profesyonel iş hayatında verimliliğinizi artırabilirsiniz. Temel olarak bu teknik, çalışma saatlerinin aralıklara bölünmesini  ve belirli zaman aralıklarıyla molalar verilmesi üzerine kuruludur. Bir pomodoro,  25 dakikalık çalışma ve 5 dakikalık molalardan oluşan her bir periyottan oluşur. 4 pomodorodan sonra 15-20 dakikalık uzun bir mola verebilirsiniz. Bu teknik dikkat dağınıklığını minimize eder ve bir işi bitirebilmek için daha fazla zamana sahip olmanıza yardımcı olur.

2- Pareto Prensibi

80-20 kuralı olarak da bilinen pareto analizi, ünlü İtalyan ekonomist Wilfredo Pareto tarafından 1897 yılında ortaya atılmıştır. Pareto Prensibi’nin  mantığı, işin %20’ sini yaparak tüm işin %80’ini yapabileceğinizdir. Bu ilke hemen hemen her şeye uygulanılabilir. Zaman açısından bakacak olursak; görevlerinizin  %80’ini %20’lik zamanda tamamlayabileceğiniz anlamına gelir. Kalan %20’lik görevler zamanın %80’ini alacaktır.  Pareto Prensibi gün içinde zamanınızı neye harcadığınızı analiz etmenizi sağlayan kullanışlı bir yöntemdir. Bu prensip hakkında daha ayrıntılı bilgi almak isterseniz Verimli Olmanın Sırrı; Pareto Prensibi (80-20 Kuralı)  yazımıza göz atabilirsiniz.

3- Eisenhower Matrisi

Eski ABD başkanı Dwight D. Eisenhower’ın geliştirmiş olduğu bir tekniktir. Aslında bu tekniğin çok basit bir mantığı vardır. Öncelikle bir koordinat düzlemi dört çeyreğe bölünür. Daha sonra yapılması gereken işler acil- acil değil ve önemli- önemli değil şeklinde kategorize edilir. Böylece bir öncelik sırası belirlenmiş olur. Zaman yönetimi yapmada işleri öncelik sırasına koymanın öneminden yukarıda bahsetmiştik. Eğer bir öncelik sırası yoksa gereksiz işlerle çok fazla vakit kaybedilir. Eisenhower Matrisi ile bu sorunu tamamen ortadan kaldırabilirsiniz. Eisenhower Matrisi ile planlanan işler 4 kategoriye ayrılır:

  • Acil – Önemli(HEMEN YAP) : Öncelik sırasının en başı dediğimiz kısımdır. Hemen yapılması gereken işler bu kategoridedir.
  • Acil Değil – Önemli(YAPACAĞIN ZAMANA KARAR VER): Gelecek için yaptığınız uzun vadeli planların olduğu kısımdır. Şu an için acil olmayan fakat gelecek için çok önemli olan planlarınızı bu bölgeye yazmalısınız.
  • Önemli Değil – Acil( YAPABİLECEK BAŞKA BİRİNE DEVRET) : Başkalarının sizden istedikleri fakat sizin için önemli olmayan işlerin olduğu kısımdır. Yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin.
  • Önemli Değil – Acil Değil( DAHA SONRA YAP): Bu kısım, yapsanız iyi olur fakat yapmadığınızda hayatınızı çok da etkilemeyecek olan işlerin olduğu kısımdır. Eğer daha önemli işleriniz varsa bu işleri göz ardı edebilirsiniz.

 

“ Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” (Eisenhower)

4- Hızlı Planlama Metodu(HPM)

Etkili zaman yönetme tekniklerinden bir diğeri hızlı planlama metodudur. Bu metot, Anthony Robbins tarafından ortaya atılmıştır. Gerçekten hangi düşüncelerinizin önemli olduğuna dikkat ederek o düşünceye öncelik verdiğiniz bir planlama metodudur. Bu metot sayesinde bir sonraki adımınızda ne yapacağınızı kolaylıkla planlayabilirsiniz.

 

 

Zaman Yönetmek Ne Kazandırır?

Günlük yaşantımızda bir sürü işle uğraşır ve sık sık bu işlerin yetişmediğinden yakınırız. Bu durum bizim strese girmemize sebep olur ve yaptığımız işlerdeki verimi düşürür. Dolayısıyla başarımız olumsuz yönde etkilenmiş olur.  İyi bir zaman yönetimiyle stresimizi azaltabilir ve başarıyı yakalayabiliriz. Aslında zaman, temel olarak üç şekilde harcanır; düşüncelerle, yapılan işlerle ve başkalarıyla yapılan konuşmalarla. Etkili zaman yönetime sayesinde daha az sürede daha çok iş yapılabilir.

Zamanı etkili ve faydalı kullanmanın kazandırdığı birçok şey vardır. Zaman yönetiminin meslek hayatınıza etkilerine bakacak olursak; bu sayede çalışmalarınızı daha düzenli hale getirebilirsiniz. Konsantrasyonunuzu artırır, zamanınızı verimli kullanmanın vermiş olduğu hisle özgüven kazanırsınız. Beklenmedik önemli işlerle karşılaştığınızda panik yapmaz, o iş için zaman yaratabilirsiniz. Ve karşınıza çıkan fırsatları değerlendirip kriz gibi görünen durumları bile kendi lehinize çevirebilirsiniz.

Ayrıca zaman yönetimi, günlük yaşamdaki stresinizi minimuma indirir. Daha disiplinli ve enerjik olmanızı sağlar. Motivasyonunuzu korumanızı ve kendinize olan inancınızı artırmayı sağlar. Bu sayede daha dengeli bir yaşama sahip olursunuz.

Zaman yönetimi herkes için çok önemli bir kavramdır. Sizler de hayatınızı daha verimli yaşamak ve zamanınızı kontrol etmek istiyorsanız bahsettiğimiz tekniklerden yararlanabilirsiniz.

TEDx konuşması önerisi:  https://youtu.be/pajWlIw-pFE


What's Your Reaction?

hate hate
0
hate
confused confused
0
confused
fail fail
0
fail
fun fun
0
fun
geeky geeky
0
geeky
love love
0
love
lol lol
0
lol
omg omg
0
omg
win win
0
win