Bu yazımızda sizlere proje yönetimi hakkında bilgi vereceğiz. Aslında bakılırsa proje yönetimine hiçbirimiz yabancı sayılmayız. Hatta hayatımızın içinde doğal olarak kendiliğinden var olan bir olgu desek yanlış olmaz. Örneğin bir grup ödevi sırasında ya da yakın arkadaşımıza sürpriz bir doğum günü düzenlerken farkında olmadan yürüttüğümüz bir süreçtir. Bu nedenle hepimiz birer proje yöneticisiyiz desek kimse itiraz edemez. Ancak biz yazımızda günlük hayattan ziyade proje yönetiminin profesyonel hayattaki yerini ve aşamalarını ele alacağız.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, tanım olarak belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi anlamına gelmektedir. Her proje kendine özgü hedeflere sahiptir. Bu hedefler doğrultusunda projelere belirli başlangıç ve bitiş tarihleri atanır. İşte proje yönetimi atanan zamanda hedefe ulaşmayı sağlamak amacıyla hareket eden bir disiplindir.

Proje, bir soruna çözüm bulma ya da bir eksiği gidermeye yönelik sınırlı bir süre ve sınırlı kaynaklar dahilinde gerçekleştirilen işlerin ya da çalışmaların tamamıdır. Tanımda da görüldüğü üzere proje bir takım temel kısıtlara sahiptir. Bu temel proje kısıtları kapsam, zaman ve bütçedir. Proje yönetiminin amacı proje hedeflerine ulaşmaya çalışırken önceden belirlenmiş proje kısıtlarının dışına çıkılmamasını sağlamaktır.

proje yönetimi

Proje Yönetiminin Aşamaları Nelerdir?

Proje yönetimi sistemsel olarak basit bir yapıya sahiptir. Önce teslim tarihi belirlenir ardından mali bir bütçe oluşturulur ve son olarak sorumlu kişiler seçilerek görev tanımlamaları yapılır. Zaten yazımızın en başında da bahsettiğimiz gibi sistematik olarak günlük hayatımızda yaptığımız işlerden çok da farklı değildir.

Ancak konu profesyonel bir projenin yürütülmesi olduğunda, ortada birbirinden bağımsız çok fazla bileşen olduğundan işler sanıldığından daha karmaşık olabilir. Bu nedenle titizlikle yürütülmesi gereken bir süreçtir. Aksi taktirde kötü proje yönetimi, projelerin yüzde 48’inde teslim tarihlerine uyulamamasına, yüzde 43’ünde bütçe hedeflerine, yüzde 31’inde ise kurumun hedeflerine ulaşılamamasına yol açabilir.

Bahsedilen bu sorunları yaşamamak ve başarılı bir proje yönetimi gerçekleştirebilmek için süreç 5 aşamada ele alınır. Bu aşamalar genel olarak şöyledir:

  1. Başlatma
  2. Planlama
  3. Yürütme
  4. İzleme ve Kontrol
  5. Kapatma

1-Başlatma

Başlatma aşamasında projenin amacı ve kapsamı belirlenir. Bu aşamada projeyi iyi anlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemlidir. Başlatma aşağıdaki aşamaları içermelidir:

  • Organizasyonun ihtiyaç ve gereksinimlerini ölçülebilir hedeflere göre analiz etmek,
  • Mevcut operasyonları gözden geçirmek,
  • Bütçe dahil fayda ve maliyetlerin finansal analizi,
  • Kullanıcılar ve destek elemanları dahil hissedar analizi,
  • Maliyet, görevler, ürünler ve zaman çizelgesi dahil bir proje sözleşmesi.

2-Planlama

Başlatma aşamasından sonra bu aşamada proje planlaması yapılır. Planlama aşamasında hedef, proje için gerekli maliyet ve kaynakları belirlemek ve proje uygulamasındaki riskleri tahmin ederek yönetmektir. Planlama aşağıdaki aşamaları içermelidir:

  • Planlamanın nasıl yapılacağını belirlemek,
  • Kapsam bildirisini geliştirmek,
  • Planlama ekibini seçmek,
  • Oluşacak ürünleri tanımlamak ve iş ayrışım yapısını oluşturmak,
  • Aktiviteler için kaynak gereksinimlerini tahmin etmek,
  • Aktiviteler için gerekli zaman ve maliyeti tahmin etmek,
  • Zaman çizelgesini hazırlamak,
  • Bütçeyi hazırlamak,
  • Risk planlaması,
  • İşin başlatılması için resmi onay almak.

3-Yürütme

Bu aşamada insanlar ve kaynaklar koordine edilir ve işleyişin proje yönetim planına uygun olması sağlanır. Yürütme aşaması sürecin planlamaya uygun şekilde ilerletildiği aşamadır.

4-İzleme ve Kontrol

İzleme ve kontrol aşaması proje uygulamalarında sorunların zamanında fark edilmesi ve düzeltmelerin zamanında yapılmasını hedefleyen kontrol amaçlı işlemlerden oluşur. Bu aşama çok önemlidir çünkü projenin izlenmesi ve ölçümlenmesi ile hatalar geç olmadan fark edilip düzeltilebilir. İzleme ve kontrol aşağıdaki aşamaları içermelidir:

  • Proje aktivitelerinin ne ölçüde tamamlandığı ölçmek,
  • Maliyet, kapsam gibi proje değişkenlerini izleyip proje yönetim planı ile karşılaştırmak,
  • Sorun ve risklere yönelik düzeltici eylemleri belirlemek,
  • Kazanılmış Değer Analizi ile projenin zaman ve bütçe açısından gidişatını izlemek, projenin tamamlanma zamanı ve bütçesi konusunda tahminler yapmak mümkündür.

proje yönetimi

5-Kapatma

Kapatma aşamasında proje resmi olarak bitirilir, sonuca ulaştırılır. Bu aşama dosyaların arşivlenmesi ve öğrenilen derslerin belgelendirilmesini içerir ve proje yönetiminin son aşamasıdır. Kapatma aşağıdaki aşamaları içermelidir:

  • Bütün proses gruplarındaki bütün aktivitelerin bitirilmesi.
  • Bütün sözleşmelerin kapatılması.

Proje Yönetiminin Sağladığı Avantajlar

Proje yönetimi; görevlerin, bütçenin ve zamanın başından sonuna planlanmasını içerdiğinden sürecin verimli bir şekilde geçirilmesine doğrudan katkı sağlar. Bu nedenle son zamanlarda birçok şirketin ciddi önem verdiği bir konu haline gelmiş ve proje yöneticilerine olan ihtiyaç oldukça artmıştır. Project Management Institute tarafından 2017 yılında yürütülen bir araştırma, 2027 yılı itibariyle işverenlerin proje yönetimiyle ilgili pozisyonları doldurmak için 87,7 milyon kişiye ihtiyaç duyacağını göstermiştir.

Proje yöneticilerine olan ihtiyacın bu denli artmasının sebebi elbette ki proje yönetiminin doğru yapılmasının işleyişe sağladığı avantajlardan dolayıdır. Bu avantajlardan bazıları şöyle listelenebilir:

  • Aşamalar belirlenen tarih dilimlerine uygun şekilde yerine getirileceğinden projenin bitirilmesi gereken zamanda rahatlıkla bitirilebilmesini sağlar. Zaman aşımlarını önler.
  • Görevlerin deneyimli ve tecrübeli kişilere atanması projenin beklenen kalitede olmasını sağlar.
  • Proje yönetimi maliyetin etkin ve verimli yönetilmesinde etkili olur.
  • Sürecin planlı bir şekilde izlenmesini sağlayarak verimliliği arttırır.
  • Farklı disiplinler arası koordinasyonu sağlar.

Yazı Önerisi: Endüstri Mühendisliği: İş Geliştirme Uzmanı


What's Your Reaction?

hate hate
0
hate
confused confused
0
confused
fail fail
0
fail
fun fun
0
fun
geeky geeky
0
geeky
love love
1
love
lol lol
0
lol
omg omg
0
omg
win win
0
win